13 פרומפטים שבונים
לך סוכן AI מעתיקים, מדביקים,
והוא עובד בשבילך

כל בוקר, לסרוק את ה-Gmail ולאתר כל מייל אמיתי שממתין לתשובה, תוך דילוג על ניוזלטרים, מבצעים והתראות אוטומטיות. לכל שרשור, לקרוא את ההקשר המלא ולהציץ במיילים ששלחתי לאותו אדם בעבר כדי לתפוס את הטון ואת מערכת היחסים, ואז לכתוב טיוטת תשובה שנשמעת כאילו אני כתבתי אותה. לשמור כל טיוטה ישירות ב-Gmail עם שורת נושא, כך שנשאר רק לעבור, לאשר ולשלוח. לסמן בנפרד כל מייל דחוף או רגיש עם שורה שמסבירה למה הוא דורש תשומת לב.

כל בוקר, למשוך מיומן גוגל את כל מה שקבוע להיום ולמחר. לכל פגישה, לאסוף את המיילים והמסמכים הקשורים ולבנות כרטיס הכנה קצר: עם מי אני נפגש, מה הרקע, מה חשוב לזכור, ושאלה אחת חכמה שתשדרג את הפגישה. לסדר את היום בצורה חכמה, לחסום זמן עבודה מרוכז בין הפגישות, לסמן מה עלול לשחוק אותי, ולהדגיש את המשימה האחת שחייבת לקרות היום. להגיש הכל כתדריך נקי שקוראים בשתי דקות.

כל יום ראשון, לעבור על רשימת הלקוחות בקבצים ובמיילים ולזהות לקוחות שלא היה איתם קשר מעל חודשיים. לכל אחד, לבדוק מה הייתה העבודה או הרכישה האחרונה ומה עשוי לעניין אותו עכשיו, ואז להציע רעיון אחד ממוקד להחזרה: שירות חדש, תזכורת עונתית, או ערך קטן בחינם. לנסח טיוטת הודעה קצרה לכל אחד. מוגש כרשימה של חמישה לקוחות מומלצים לפנייה השבוע, עם הסיבה ושורת הפתיחה לכל אחד.

בכל בוקר שבו יש לי פגישת היכרות עם לקוח חדש, למצוא כל מה שאפשר עליו ועל העסק שלו: אתר, רשתות חברתיות, תחום, וגודל משוער. לזהות את הכאב הכי סביר שלו לפי התעשייה, ולהצליב עם השירותים שאני מציע כדי להבין מה הכי רלוונטי להציע לו. לבנות פתק הכנה קצר: מי הוא, מה כנראה כואב לו, שתי נקודות שיחה חזקות, וההצעה שהכי מתאימה להתחיל ממנה. מוגש כתדריך של חצי עמוד שקוראים לפני שנכנסים לשיחה.

כל ערב ב-18:00, לעבור על היומן, המיילים והמשימות של היום ולסכם מה נסגר, מה נשאר פתוח, ומה נופל בין הכיסאות. לזהות את שלושת הדברים הכי חשובים למחר ולסדר אותם לפי סדר עדיפות אמיתי, לא לפי מה שצועק הכי חזק. לסמן כל דבר שהבטחתי למישהו ועדיין לא ביצעתי. מוגש כסיכום קצר של היום ותוכנית ברורה למחר, שמחכה לי בבוקר.

כל בוקר, לעבור על החשבוניות והתשלומים בקבצים ובמיילים ולזהות כל חשבונית שנשלחה ולא שולמה מעבר למועד התשלום. לכל אחת, לבדוק מתי נשלחה, כמה זמן היא באיחור, ומה הייתה התכתובת האחרונה עם הלקוח, ואז לנסח טיוטת תזכורת מנומסת אך ברורה שמתאימה לרמת האיחור, עדינה על יום, החלטית על שבועיים. לשמור כל טיוטה ב-Gmail. מוגש כרשימת חובות פתוחים ממוינת לפי סכום וימי איחור, עם השורה התחתונה של כמה כסף ממתין לי בחוץ.

כל בוקר, לעבור על היומן ולמשוך את כל התורים והפגישות של מחר. לכל אחד, לבדוק אם הלקוח כבר אישר, ואם לא, לנסח הודעת תזכורת קצרה וידידותית שמבקשת אישור הגעה בטון של העסק. לזהות חלונות שהתפנו או תורים כפולים, ולסמן לי איפה יש חורים ביומן שכדאי למלא. מוגש כרשימת תורים למחר עם סטטוס אישור לכל אחד, והודעות מוכנות לשליחה למי שעוד לא אישר.

כל בוקר, לעבור על קובץ המלאי ועל ההזמנות האחרונות ולזהות אילו מוצרים נמכרים הכי מהר ואילו עומדים לאזול. לכל מוצר שמתקרב לסף חוסר, לסמן כמה נשאר וכמה זמן הוא יחזיק בקצב המכירה הנוכחי, ולהציע מה כדאי להזמין מחדש השבוע. לזהות מוצרים תקועים שלא זזים ולהציע רעיון לקידום. מוגש כרשימת "להזמין עכשיו" ורשימת "לקדם", כך שלא נתקע בלי סחורה מבוקשת.

בסוף כל יום שבו היו פגישות, לעבור על סיכומי הפגישות והמיילים הקשורים ולחלץ מכל פגישה את מה שבאמת חשוב: על מה סוכם, מי אחראי למה, ומה תאריך היעד. להפוך כל החלטה למשימה ברורה עם בעל אחראי ומועד, ולסמן כל דבר שהתחייבתי אליו מול לקוח. מוגש כרשימת משימות מסודרת לפי פגישה, מוכנה להעברה ליומן או לרשימת המשימות שלי.

פעם בחודש, לעבור על מה שקרה בעסק בחודש האחרון: שירותים חדשים, תכנים שפרסמתי, הצלחות של לקוחות ועדכונים ששווה לשתף. לבחור את שלושת הדברים הכי מעניינים ללקוחות שלי, ולנסח טיוטת ניוזלטר קצר וקריא בטון שלי, עם כותרת שמושכת פתיחה וקריאה לפעולה אחת ברורה בסוף. מוגש כטיוטת דיוור מוכנה לבדיקה ולשליחה, במקום לשבת לכתוב אותה מאפס.

כל יום ראשון, לעבור על הפרויקטים הפעילים שלי בקבצים ובמיילים ולזהות איפה כל אחד עומד: מה הושלם השבוע, מה תקוע, ומה מחכה למשהו מהלקוח. לסמן כל פרויקט שלא זז מעל שבוע ולהבין למה. לכל לקוח שמגיע לו עדכון, לנסח טיוטת הודעת סטטוס קצרה ומרגיעה שמראה שהדברים בשליטה. מוגש כתמונת מצב של כל הפרויקטים, עם רשימת מי צריך שאעדכן אותו השבוע.

כל יום ראשון, לחפש באינטרנט הזדמנויות עסקיות רלוונטיות לתחום שלי: מכרזים, שיתופי פעולה, אירועים, קבוצות של קהל היעד, ונושאים חמים שהלקוחות שלי מדברים עליהם. לזהות שתיים או שלוש הזדמנויות שהכי שוות את הזמן שלי השבוע, ולהסביר לכל אחת למה היא מתאימה ומה הצעד הראשון לנצל אותה. מוגש כתדריך הזדמנויות קצר, ממוקד בפעולה ולא בתיאוריה.

פעם בשבוע, לעבור על ההוצאות החוזרות והמנויים שלי מהמיילים והחיובים ולזהות איפה דולף כסף: מנויים כפולים, שירותים שאני כבר לא משתמש בהם, ניסיונות חינם שהפכו לתשלום, ומחירים שעלו בשקט. לכל אחד, להגיד לי כמה הוא עולה בשנה ומה הפעולה, לבטל, להוריד מדרגה, או להתמקח. להגיש כרשימת "איפה אני מבזבז" עם כמה אפשר לחסוך החודש.